Prosedürün uygulama alanı
Her insanın ve çevrenin korunması ve saygı görmesi, SICK AG için en yüksek önceliğe sahiptir ve kurumsal sorumluluğumuzun vazgeçilmez bir parçasıdır. Tedarik Zinciri Özen Gösterme Yükümlülükleri Yasası'ndaki (LkSG) özen gösterme yükümlülüklerine uyulması, bizim için doğal bir konudur. Ancak, Uygunluk Yönetim Sistemimize rağmen, bireyler tarafından suiistimal edilme olasılığını tamamen ortadan kaldıramayız.
SICK AG, LkSG Madde 8 uyarınca bir şikayet prosedürü düzenledi. Bu prosedür, kişilerin SICK AG'nin kendi iş alanındaki (grup şirketleri dahil) veya doğrudan veya dolaylı bir tedarikçisinin ekonomik faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan insan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra, insan hakları ile ilgili veya çevresel yükümlülüklerin ihlallerini belirtmelerini sağlar.
Şikayet prosedürü, SICK AG ve grup şirketlerinin çalışanları veya SICK AG ve grup şirketlerinin doğrudan ve dolaylı tedarikçilerinin çalışanları gibi şirketin kendi iş alanı içindeki ve dışındaki tüm potansiyel tarafların erişimine açıktır. Sadece doğrudan etkilenen kişiler değil, örneğin doğrudan etkilenen kişiler adına diğer üçüncü taraflar da ihbarda bulunabilir. Şikayetlerin ve diğer bilgilerin iletilmesi ve işlenmesi için şikayetçi veya ihbarı yapan kişi tarafından herhangi bir masraf yapılmaz.
SICK AG'deki şikayet prosedürü sorumluluğu
SICK AG'nin insan hakları görevlisi (şikayet ofisi), şikayet prosedürünün uygulanmasından sorumludur. İnsan hakları görevlisi, SICK AG'nin baş uygunluk görevlisidir. Bu kişi, şikâyet prosedürlerinin yürütülmesinde vaka çalışanlarından oluşan bir ekip (Uygunluk Ekibi) tarafından desteklenmektedir.
İhbarlar için bildirim kanalları
İnsan hakları ve çevresel risklerin yanı sıra, insan hakları ile ilgili veya çevresel yükümlülüklerin ihlal edildiğine dair ihbarlar, SICK AG'nin SICK Integrity Line aracılığıyla isim belirtilerek veya anonim şekilde yapılabilir. SICK Integrity Line, şirketimizi veya bir SICK grup şirketini veya SICK çalışanlarının ve üçüncü tarafların refahını etkileyen diğer suiistimal belirtilerini bildirmek için de kullanılabilen web tabanlı bir platformdur.
SICK Integrity Line üzerinden iletişim gizlidir ve korunur. İhbarlar, içerik açısından SICK Uygunluk Ekibi tarafınca işlenir. SICK Integrity Line, günün her saati çok sayıda dilde hizmet vermektedir.
SICK Integrity Line'a yapılacak ihbarlar şu internet sayfası üzerinden gerçekleşebilir: https://sickag.integrityline.com
İlgili ihbarlar ve şikayetler, uygunluk ekibine şu yöntemlerle de gönderilebilir:
E-posta: compliance@sick.de
Telefon: +49 (0)7681-202-3276
Posta:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Almanya
İnsan hakları görevlisine şahsen de sunulabilir (lütfen yukarıda belirtilen bildirim kanalları aracılığıyla randevu alın).
Şikayet prosedürü süreci
Yukarıdaki bildirim kanalları aracılığıyla bir ihbar alındığında, ihbarın alındığı, ihbarı yapan kişiye yedi gün içinde bildirilir. Şikayet ofisi, insan hakları veya çevreyle ilgili risklerin mevcut olup olmadığını veya insan hakları veya çevreyle ilgili yükümlülüklerin ihlal edilip edilmediğini inceler. Şikâyet ofisi ayrıca, yasaların veya iç yönergelerin ihlali gibi başka bir suistimal olup olmadığını da kontrol eder. Şikayet ofisi, uygun veya gerekli olması halinde şikayetin içeriğini ve altında yatan gerçekleri, ihbarı yapan kişiyle görüşür.
Şikâyet ofisi, ihbarı, yürürlükteki yasalara ve iç kurallara uygun olarak ve ilgili tüm tarafların çıkarlarını göz önünde bulundurarak bir iç soruşturma çerçevesinde araştırır. Soruşturma hızlı bir şekilde ve büyük kesintiler olmadan yürütülmelidir. İhbarda bulunan kişi, istediği zaman şikayet ofisinden durum hakkında bilgi alabilir ve raporun alınmasından sonra en geç üç ay içinde soruşturma ve takip önlemleri hakkında geri bildirim alır. Geri bildirim durumunda, etkilenen kişilerin haklarına saygı gösterilir. İhbarı yapan kişi, en geç soruşturmanın tamamlanmasından sonra yasal olarak izin verildiği ölçüde sonuç hakkında bilgilendirilir. Şikâyet prosedürü kapsamındaki soruşturmalar makul bir süre içerisinde tamamlanmalıdır. Bir soruşturmayı altı ay içinde tamamlamayı hedefliyoruz.
SICK AG'nin insan hakları görevlisi bağımsız olduğu ve talimatlara bağlı olmadığı için, şikayet prosedürünün uygulanması için SICK AG tarafından görevlendirilen şikayet ofisi tarafsız bir prosedür sağlar. Bu, aynı zamanda bir ihbarı soruşturmakla görevlendirilen uygunluk ekibinin tüm üyeleri için de geçerlidir. Bunun dışında, insan hakları görevlisi ve uygunluk ekibinin tüm üyeleri gizlilik yemini etmişlerdir.
Şikayet prosedürü kapsamındaki tüm işlemler, uygulanabilen diğer yasalarla uyum içinde gerçekleştirilir. Tüm ihbarlar tarafsız, güvenilir şekilde ve gerekli özen gösterilerek değerlendirilir. Bir soruşturma kapsamında olan kişilere adil ve saygılı davranılmalıdır. Bu, özellikle mülakatlar ve diğer kişisel temaslar için geçerlidir. Önyargılardan ve önyargılı davranışlardan tamamen kaçınılmalıdır. İç soruşturmadan etkilenen kişiler için öncelikle masumiyet karinesi geçerlidir.
Soruşturma kapsamındaki olayların hukuki değerlendirmesi, şikâyet ofisinin sorumluluğundadır. SICK AG'nin kendi iş alanında (grup şirketleri dahil) veya doğrudan veya dolaylı tedarikçilerinde suistimalin ortadan kaldırılması ve önlenmesi için uygun önlemler, şirket tarafından belirlenir. Önlemler örneğin, uygun medeni hukuk veya iş hukuku adımlarını veya bir kamu makamının müdahalesini içerebilir. İş süreçleri ve ticari süreçlerin yanı sıra organizasyonel yönetmelikler ve davranış yönetmeliklerindeki değişiklikler de dikkate alınabilir.
İhbarda bulunun kişinin ayrımcılığa ve cezalandırılmaya karşı korunması
İnsan hakları görevlisi ve uygunluk ekibi üyeleri, ihbarda bulunan kişilerin ve ihbarda bulunan kişinin yaptığı bildirimde adı geçen üçüncü tarafların kimliklerinin gizliliğini ellerinden geldiğince korumakla yükümlüdür.
İhbarları soruşturmakla görevli uygunluk ekibi üyeleri ve diğer ilgili tüm çalışanlar, gizliliği en sıkı şekilde korumakla yükümlüdür. Dışarıdan uzman çağırmak gerektiğinde, bu uzmanlar, mesleki gizliliğe tâbi olmalı veya gizliliği koruyacaklarını sözleşmeyle taahhüt etmelidir.
SICK AG, iyi niyetle endişelerini bildirenlere karşı yapılan hiçbir misillemeyi tolere etmez. İhbarda bulunan bu tür kişilerin ayrımcılığa uğraması ve cezalandırılması yasaktır. İhbarda bulunan kişilere karşı misilleme yapıldığına dair belirtiler olması halinde, uygunluk ekibi üyeleri derhal insan hakları görevlisini devreye sokmakla yükümlüdür. Bu kişi, yönetimi bilgilendirir ve uygun önlemler önerir.
Ancak, ihbar sistemi yanlış suçlamalar için kullanılmamalıdır.
Veri güvenliği
Prensip olarak, ihbarda bulunan kişiler, yasal olarak izin verildiği ölçüde kişisel verilerini belirtmeden bildirim gönderebilir. Ancak, ihbarda bulunan kişiler, şikayet sürecinin bir parçası olarak, özellikle kimlik bilgileri, adları ve soyadları, ikamet ettikleri ülke, telefon numaraları veya e-posta adresleri gibi kişisel verileri gönüllü olarak ifşa edebilir. Bu süreçte, yasal saklama yükümlülüklerine ve veri koruma yasası hükümlerine uygunluk sağlanır.
Şikayet prosedürünün etkinliği
Şikayet prosedürünün etkinliği, yılda bir kez ve şirketin, kendi iş alanında veya doğrudan tedarikçide, örneğin yeni ürünlerin, projelerin veya yeni bir iş alanının lansmanı nedeniyle önemli ölçüde değişen veya önemli ölçüde genişleyen bir risk durumu beklemesi gerekiyorsa, geçici olarak gözden geçirilir. Doğrudan SICK AG Yönetim Kuruluna bağlı olan Global Kalite Başkanı, şikayet prosedürünün etkinliğini gözden geçirmekten sorumludur.
Etkinlik incelemesi kapsamında, şikayet mekanizmasına dahil olan potansiyel tarafların çıkarları uygun şekilde dikkate alınmalıdır. İnceleme sonucunda şikayet prosedürünün etkili olmadığı veya başka eksiklikleri olduğu ortaya çıkarsa, prosedür veya alınan iyileştirici önlemler derhal uyarlanır.
SICK AG Yönetim Kurulu, şikayet prosedürünün etkinliğinin gözden geçirilmesi hakkında yılda en az bir kez bilgilendirilmelidir.
Bu iç tüzük, derhal yürürlüğe girer.
Waldkirch, 09. Aralık 2024
SICK AG
Yönetim Kurulu