Förfarandets användningsområde
SICK har skyddet och respekten för alla människor och miljön som högsta prioritet. Detta är en oumbärlig del av vårt företagsansvar. Det är en självklarhet för oss att uppfylla skyldigheterna i lagen om skyldigheter för leverantörskedjan (LkSG). Det går dock inte att utesluta att enskilda personer gör sig skyldiga till oegentligheter trots vår hantering av Compliance Management.
SICK AG har inrättat en process för klagomålsärenden enligt § 8 LkSG. Detta förfarande gör det möjligt för personer att påpeka risker vad gäller mänskliga rättigheter och miljö samt överträdelser av skyldigheter i fråga om mänskliga rättigheter eller miljö som har uppstått till följd av SICK AG:s marknadsverksamhet inom sitt eget verksamhetsområde (inklusive koncernbolag) eller hos en direkt eller indirekt leverantör.
Klagomålpsprocessen är tillgänglig för alla potentiella parter inom och utanför företagets eget verksamhetsområde, t.ex. anställda hos SICK AG och dess koncernbolag eller anställda hos direkta och indirekta leverantörer till SICK AG och dess koncernbolag. Det är inte bara direkt berörda personer som kan lämna information, även andra tredje parter, t.ex. för direkt berörda personers räkning.
Ansvar för klagomålsprocesser hos SICK AG
SICK AG:s HR-ansvariga ansvarar för genomförandet av klagomålsärenden i enlighet med § 4.3 första meningen i LkSG (instans för klagomål). HR-ansvarig är Chief Compliance Officer på SICK AG. Denna person får hjälp av ett team av handläggare (Compliance Team) för att hantera klagomålsprocesserna.
Mediakanaler för information
Indikationer på risker för mänskliga rättigheter och miljö och brott mot mänskliga rättigheter eller miljöskyldigheter kan rapporteras till SICK AG med namn eller anonymt via SICK Integrity Line. SICK Integrity Line: är en webbaserad plattform som också kan användas för att rapportera indikationer på andra missförhållanden som påverkar vårt företag eller ett företag inom SICK-koncernen eller SICK-medarbetares och tredje parters välbefinnande.
Kommunikation via SICK Integrity Line är konfidentiell och skyddad. Den innehållsmässiga behandlingen av meddelandena görs av Compliance Team. SICK Integrity Line finns tillgängligt dygnet runt på flera språk.
Du kan skicka meddelande till SICK Integrity Line via följande webbsida: https://sickag.integrityline.com
I USA och Kanada kan konfidentiell och skyddad information och klagomål också lämnas till SICK Integrity Line per telefon. Följande landsspecifika telefonnummer är tillgängliga för detta ändamål:
Kanada: +1 866 204 1940 - Ange följande identifieringskod: 11477
USA: +1 833 211 3671 - Ange följande identifieringskod: 11477
Samma information och klagomål kan även riktas till Compliance Team på följande vis:
E-post: compliance@sick.de
Telefon: +49 (0)7681-202-3276
Post:
SICK AG
Compliance / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Germany
De kan också lämnas in personligen till HR-ansvarig (boka ett möte via de ovannämnda kanalerna).
Process för klagomålsärenden
När ett tips tas emot via ovanstående kanaler ska visselblåsaren få en bekräftelse på att tipset har mottagits inom sju dagar. Instansen för klagomålet kontrollerar om det finns risker gällande människorätt eller miljö och om det har förekommit brott mot människorättsliga eller miljömässiga skyldigheter. Instansen kontrollerar också om det har förekommit andra missförhållanden, t.ex. brott mot lagar eller interna riktlinjer. Om det är lämpligt eller nödvändigt kommer instansen att diskutera innehållet i klagomålet och underliggande fakta med visselblåsaren.
Instansen ska utreda tipset inom ramen för en intern utredning i enlighet med tillämpliga lagar och interna regler och med hänsyn till av alla berörda parters intressen. Utredningen bör genomföras omgående och utan större avbrott. Visselblåsaren kan när som helst få information om läget från instansen och får återkoppling om utredningen och eventuella uppföljningsåtgärder senast tre månader att meddelandet har mottagits. De registrerades rättigheter måste respekteras vid återkoppling. Senast när utredningen är avslutad ska visselblåsaren få information om resultatet i den mån det är lagligt tillåtet. Utredningar inom ramen för klagomålsärenden bör slutföras inom en rimlig tidsram. Vi strävar efter att slutföra en utredning inom sex månader.
Det instanser för klagomål som SICK AG har ansvaret att genomföra klagomålsärenden garanterar en opartisk process, eftersom SICK AG:s HR-ansvariga är oberoende och inte bunden av instruktioner. Detta gäller även för medlemmar i Compliance Team, som ansvarar för att utreda ett tips. Dessutom har den person som ansvarar för mänskliga rättigheter och alla medlemmar av Compliance Team en tystnadsplikt.
All verksamhet inom ramen för processen för klagomål kommer att utföras i enlighet med tillämplig lagstiftning. Alla tips följs upp objektivt, tillförlitligt och med nödvändig omsorg. Personer som är del av en utredning ska behandlas rättvist och med respekt. Detta gäller särskilt vid utfrågningar och andra personliga kontakter. Fördomar och fördomsfulla handlingar måste undvikas. Personer som berörs av interna utredningar måste anses vara oskyldiga tills motsatsen bevisats.
Den rättsliga bedömningen av fakta som undersöks är klagomålsinstansens ansvar. Fastställandet av lämpliga åtgärder för att undanröja och förebygga missförhållanden inom SICK AG:s eget verksamhetsområde (inklusive dess koncernbolag) eller hos direkta eller indirekta leverantörer ska göras av företaget. Åtgärderna kan exempelvis omfatta lämpliga civilrättsliga eller arbetsrättsliga åtgärder eller att en myndighet involveras. Man kan också överväga förändringar i arbets- och verksamhetsprocesser samt organisations- och uppföranderegler.
Visselblåsares skydd mot diskriminering och bestraffning
HR-ansvarig och medlemmar av Compliance Team är skyldiga att efter bästa förmåga skydda identiteten för visselblåsare och tredje parter som nämns i en visselblåsares tips.
Medlemmarna i Compliance Team som har till uppgift att utreda tipsen, liksom alla medarbetare som på annat sätt är involverade, är skyldiga att upprätthålla högsta möjliga sekretess. Om det är nödvändigt att anlita externa experter måste dessa omfattas av tystnadsplikten eller avtalsmässigt förbinda sig att hålla denna tystnadsplikt.
SICK AG tolererar inga repressalier mot visselblåsare som tar upp problem i god tro. Diskriminering och bestraffning av visselblåsare är förbjudet. Om det finns tecken på repressalier mot visselblåsare är medlemmarna i Compliance Team skyldiga att omedelbart involvera HR-ansvarig. Den senare kommer att informera företagsledningen och föreslå lämpliga åtgärder.
Visselblåsarsystemet får dock inte användas för falska anklagelser.
Sekretess
I princip kan visselblåsare lämna rapporter utan att lämna personuppgifter, i den mån detta är lagligt tillåtet. Visselblåsare kan dock frivilligt lämna personuppgifter som en del av klagomålsprocessen, särskilt information om identitet, för- och efternamn, land, telefonnummer eller e-postadress. I processen säkerställs efterlevnaden av de lagstadgade lagringsskyldigheterna och bestämmelserna i dataskyddslagstiftningen.
Klagomålsprocessens effekt
Klagomålsprocessens effekt granskas en gång om året samt vid tillfällen om företaget kan förvänta sig en väsentligt förändrad eller väsentligt utökad risksituation inom sitt eget verksamhetsområde eller hos den direkta leverantören, t.ex. på grund av införande av nya produkter, projekt eller ett nytt verksamhetsområde. Denna processförordning träder i kraft 1 januari 2023.
Waldkirch, 19 december 2022
SICK AG
Styrelsen
Dr. Mats Gökstorp (styrelseordförande), Feng Jiao, Ulrike Kahle-Roth, Nicole Kurek, Dr. Niels Syassen, Markus Vatter, Dr. Tosja Zywietz