Ámbito del procedimiento
La protección y el respeto de todos los seres humanos, así como del medioambiente, son de la máxima prioridad para SICK AG y forman parte indispensable de nuestra responsabilidad corporativa. Para nosotros, el cumplimiento de las obligaciones de la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro (LkSG) se da por hecho. A pesar de nuestros sistemas de la gestión de la conformidad, no nos es posible descartar totalmente comportamientos indebidos concretos.
SICK AG ha establecido un procedimiento de denuncia de conformidad con el artículo 8 de la LkSG. Este procedimiento permite a las personas señalar riesgos relacionados con los derechos humanos y el medioambiente, así como violaciones de las obligaciones relacionadas con los derechos humanos o el medioambiente que hayan surgido como resultado de las actividades económicas de SICK AG en su propia área de negocio (incluidas las empresas de su grupo) o de un proveedor directo o indirecto.
El procedimiento de denuncia es accesible a todas las partes potenciales dentro y fuera del área de negocio de la propia empresa, como el personal de SICK AG y las empresas de su grupo o el personal de proveedores directos e indirectos de SICK AG y las empresas de su grupo. No solo las personas directamente afectadas pueden presentar notificaciones, sino también otros terceros, por ejemplo en nombre de personas directamente afectadas. La comunicación y la tramitación de denuncias y otras notificaciones no supone gasto alguno para la persona que presenta la denuncia o notificación.
Responsabilidad del procedimiento de denuncia en SICK AG
El responsable de derechos humanos de SICK AG (oficina de denuncias) es el responsable de la aplicación del procedimiento de denuncia. El responsable de derechos humanos es el jefe de la oficina de conformidad de SICK AG. Cuenta con el apoyo de un equipo de asistentes sociales para tramitar los procedimientos de denuncia (equipo de conformidad).
Canales para la recepción de notificaciones
Las notificaciones sobre riesgos relacionados con los derechos humanos y el medioambiente, así como sobre violaciones de los derechos humanos o de las obligaciones relacionadas con el medioambiente, puede comunicarse a SICK AG personalmente o de forma anónima a través de la SICK Integrity Line. SICK Integrity Line es una plataforma web en la que usted puede informar en todo momento, de forma fácil y rápida, de sus preocupaciones sobre conductas indebidas que afecten a nuestra empresa o a una empresa del grupo SICK o al bienestar del personal de SICK y de terceros.
La comunicación a través de la SICK Integrity Line es confidencial y está protegida. El equipo de conformidad procesa el contenido de los informes. La línea de integridad de SICK está disponible en varios idiomas las 24 horas del día.
Los mensajes a la SICK Integrity Line pueden enviarse a través de la siguiente página web: https://sickag.integrityline.com
En EE.UU. y Canadá, la información confidencial y protegida y las denuncias también pueden enviarse por teléfono a la línea de integridad de SICK. Para ello se dispone de los siguientes números de teléfono nacionales:
Canadá: +1 289 401 9198 - Introduzca el siguiente código de identificación: 9208
EE.UU.: +1 213 279 1015 - Introduzca el siguiente código de identificación: 9208
Las notificaciones y quejas apropiadas también pueden dirigirse al equipo de conformidad de la siguiente manera:
Correo electrónico: compliance@sick.de
Teléfono: +49 (0)7681-202-3276
Correo electrónico:
SICK AG
Cumplimiento / LGC
Erwin-Sick-Str. 1
79183 Waldkirch Alemania
También pueden presentarse en persona ante el Comisario de Derechos Humanos (solicite una cita a través de los canales de denuncia mencionados anteriormente).
Desarrollo del procedimiento de denuncia
Cuando entra una notificación a través de los canales de denuncia mencionados, se envía acuse de recibo al informador en un plazo de siete días. La oficina de denuncias examina si existen riesgos relacionados con los derechos humanos o el medioambiente, o si se han incumplido obligaciones relacionadas con los derechos humanos o el medioambiente. La oficina de denuncias también comprueba si ha habido alguna otra falta, como una infracción de las leyes o de las directrices internas. Si procede o es necesario, la oficina de denuncias discutirá el contenido de la denuncia y los hechos subyacentes con el informador.
La oficina de denuncias investigará la notificación recibida en el marco de una investigación interna, de conformidad con la legislación y las normas internas aplicables y teniendo en cuenta los intereses de todas las partes implicadas. La investigación se llevará a cabo con rapidez y sin grandes interrupciones. El informador puede obtener información sobre el asunto en cuestión en la oficina de denuncias en cualquier momento; y recibirá una respuesta sobre la investigación y cualquier medida de seguimiento a más tardar tres meses después de la recepción de la notificación. Deben respetarse los derechos de los interesados a la hora de proporcionar información. A más tardar una vez concluida la investigación, se informará al informador del resultado en la medida en que la ley lo permita. Las investigaciones en el marco del procedimiento de denuncia deben concluirse en un plazo razonable. Nuestro objetivo es completar la investigación en un plazo de seis meses.
La oficina de denuncias encargada por SICK AG de la aplicación del procedimiento de denuncia garantiza un procedimiento imparcial, ya que el responsable de derechos humanos de SICK AG es independiente y no está sujeto a instrucciones. Esto también se aplica a todos los miembros del equipo de conformidad que se encargan de investigar una notificación. Además, el responsable de derechos humanos y todos los miembros del equipo de conformidad están obligados a guardar secreto.
Todas las actividades del procedimiento de denuncia se llevarán a cabo de conformidad con la legislación aplicable. Todas las notificaciones se siguen de forma objetiva, fiable y con la atención necesaria. Las personas investigadas deben recibir un trato justo y respetuoso. Esto se aplica en particular a las entrevistas y otros contactos personales. Se deben evitar por completo los prejuicios y las acciones tendenciosas. A los afectados por investigaciones internas se les aplica en primer lugar la presunción de inocencia.
La valoración jurídica de los hechos investigados corresponde a la oficina de denuncias. La determinación de las medidas apropiadas para la eliminación y prevención de conductas indebidas en la propia área de negocio de SICK AG (incluidas las empresas de su Grupo) o en los proveedores directos o indirectos correrá a cargo de la empresa. Las medidas pueden incluir, por ejemplo, acciones civiles o laborales apropiadas o la intervención de una autoridad pública. También pueden plantearse cambios en los procesos de trabajo y empresariales, así como en las normas organizativas y de comportamiento.
Protección de los informadores frente a la discriminación y el castigo
El responsable de derechos humanos y los miembros del equipo de conformidad están obligados a proteger la confidencialidad de la identidad de los informadores y de los terceros mencionados en la notificación de un informador en la medida de sus posibilidades.
Los miembros del equipo de conformidad encargados de investigar las notificaciones, así como cualquier otro miembro del personal implicado, están obligados a mantener la más estricta confidencialidad. En la medida en que sea necesario recurrir a expertos externos, éstos deberán estar sujetos al secreto profesional o comprometerse contractualmente a mantener la confidencialidad.
SICK AG no tolera represalias contra los informadores que expresen sus preocupaciones de buena fe. Se prohíben la discriminación y el castigo de los informadores. En caso de indicios de represalias contra los informadores, los miembros del equipo de conformidad están obligados a implicar inmediatamente al responsable de derechos humanos. Este último informará a la dirección y propondrá medidas apropiadas.
No obstante, el sistema de notificación de irregularidades no debe utilizarse para acusaciones falsas.
Privacidad
En principio, se pueden utilizar los datos proporcionados por los informadores, hasta el punto que permita la ley, sin proporcionar datos personales. Sin embargo, el informador puede divulgar voluntariamente datos personales como parte del proceso de denuncia, en particular información acerca de su identidad, nombre y apellidos, país de residencia, número de teléfono o dirección de correo electrónico. En el proceso se garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de conservación y las disposiciones de la ley de protección de datos.
Eficacia del procedimiento de denuncia
La eficacia del procedimiento de denuncia se revisa una vez al año, así como de forma ad hoc si la empresa debe esperar una situación de riesgo significativamente modificada o ampliada en su propia área de negocio o en el proveedor directo, por ejemplo debido a la introducción de nuevos productos, proyectos o un nuevo campo de negocio. La responsabilidad de comprobar la eficacia del procedimiento de denuncia recae sobre el jefe o jefa de Global Quality, que está bajo el mando directo de la Junta Directiva de SICK AG y debe informar a esta.
La comprobación de la eficacia debe velar de forma razonable por los intereses de las personas potencialmente implicadas en el mecanismo de denuncia. Si la comprobación da como resultado que el procedimiento de denuncia no es eficaz, o si se detecta algún tipo de deficiencia, el procedimiento o las medidas de corrección tomadas deberán adaptarse de inmediato a esta circunstancia.
Deberá informarse a la Junta Directiva de SICK AG sobre la comprobación de la eficacia del procedimiento de denuncia al menos una vez al año.
La entrada en vigor del presente reglamento interno es con efecto inmediato.
Waldkirch, 9 de diciembre de 2024
SICK AG
La junta directiva